Cum să eficientizați contractele de furnizare

Documentația companiei trebuie păstrată în ordine. Pentru a găsi cu ușurință contractul potrivit pentru furnizarea de bunuri printre alte documente de afaceri, merită să creezi un raft sau un folder separat pentru acestea. Dar nu numai asta. Contractele în sine trebuie, de asemenea, să fie simplificate.

Manual de instrucțiuni

1

Adunați toate contractele pe care doriți să le puneți în ordine și să le evaluați. Atenție la cât de des sunt încheiate și cu ce parteneri. Acest lucru vă va ajuta să alegeți o modalitate de clasificare a documentelor.

2

Dacă există mulți parteneri, o modalitate de a aranja contractele până la data încheierii lor este mai potrivită. În cazul în care, pe o perioadă lungă de timp, contractele sunt încheiate cu aceleași firme, acestea pot fi grupate într-o categorie separată (folder) de către contrapartide. Și în unele cazuri, este suficient să aranjați pur și simplu acordurile în ordine alfabetică după numele companiilor partenere.

3

Indiferent de metoda aleasă, nu uitați că folderele voluminoase sunt foarte incomode de utilizat. Examinați contractele și eliminați din grămada comună cele care au expirat. Creați un folder separat pentru ei. Astfel de contracte sunt de cele mai multe ori aplicate doar de la caz la caz, în munca de zi cu zi nu sunt necesare.

4

Atunci când aranjați contracte în ordine cronologică, respectați principiile generale de păstrare și stocare a documentației. În acele dosare care sunt adesea utilizate, contractele încheiate recent sunt localizate deasupra. Mai jos sunt documente cu un termen anterior. La depunerea în arhivă, dimpotrivă, primul ar trebui să fie deasupra, iar ultimul contract încheiat mai jos.

5

Utilizați markere, etichete, marcaje și alte articole de birou pentru a separa vizual o categorie de alta. Asigurați-vă că aceste delimitare sunt clar evidențiate în folder. Acest lucru va facilita foarte mult căutarea documentelor necesare.

6

După ce toate contractele de furnizare a mărfurilor sunt stabilite într-un dosar într-un mod adecvat, asigurați-vă că întocmiți un registru de documente. Luați-l pe copertă sau puneți-l într-un folder deasupra tuturor contractelor. Lăsați linii goale în registru. Când introduceți un nou contract, introduceți informații despre acesta în registru.