Cum se descrie un proces de afaceri

Video: DOCUMENTAR RECORDER. 30 de ani de democrație 2024, Iulie

Recent, a existat o tendință a afacerii de a trece de la managementul funcțional la proces, în legătură cu care rolul descrierii corecte și formalizării proceselor de afaceri crește semnificativ. Doar la finalul acestor acțiuni putem vorbi despre optimizarea proceselor de afaceri ca mijloc de creștere a eficienței unei întreprinderi.

Veți avea nevoie

CASE-instrument care vă permite să formalizați procesul de afaceri în notație grafică.

Manual de instrucțiuni

Primul este de a formula pe scurt și cu exactitate numele procesului descris, care ar trebui să fie de înțeles și să reflecte esența generală a succesiunii acțiunilor care alcătuiesc procesul de afaceri. De exemplu, în loc de „Depunerea unei cereri pentru fabricarea unui articol în producție și monitorizarea execuției acestuia”, este suficient să denumim procesul „Monitorizarea producției produsului”. În al doilea rând, este corect să descompunem întregul proces descris în sarcini mai mici („atomice”) sau funcții de subprocesare și să determine succesiunea implementării lor. Cu o astfel de împărțire, procesul descris va fi un proces de nivel superior. Nivelul de detaliu al procesului de nivel superior poate fi diferit, dar ar trebui să fie adecvat pentru înțelegerea publicului care va folosi descrierea dvs.

Există mai multe moduri de a descrie un proces de afaceri. Cea mai populară dintre ele este grafică, cu ajutorul unor diagrame realizate în diverse notații (notația este un set de caractere care indică ceva).

Cele mai frecvente tipuri de notații pentru descrierea proceselor de afaceri sunt IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) etc.

Ca exemplu, să ne bazăm pe diagrama executată în notația BPMN (Business Process Modeling Notation) cu ajutorul instrumentului CASD PowerDesigner (Fig. 1). Elementele principale din diagramă sunt:

1. „Proces” (funcție) - un dreptunghi rotunjit la colțuri;

2. „Tranziție” - procese de conectare a săgeții;

3. „Soluție” - un romb care conține o întrebare la care se poate răspunde doar cu „Da” sau „Nu”;

4. Condiții - expresii textuale în baza cărora se realizează trecerea de la o funcție la alta. Condițiile sunt întotdeauna închise între paranteze. Uneori este util să vă împărțiți diagrama în „Piste” - secțiuni verticale sau orizontale care indică unitățile întreprinderii sau angajații responsabili de îndeplinirea unei anumite funcții. În acest caz, pictograma acestei funcții ar trebui să se încadreze în secțiunea sa. În plus față de elementele enumerate, diagrama poate conține și o listă de date care este intrarea sau ieșirea pentru proces, precum și link-uri la regulile sau reglementările conform cărora această sau acea funcție este îndeplinită. Un exemplu de descriere a procesului de afaceri "Controlul producției de produse" este prezentat în Fig. 1. Este ușor de observat că această diagramă este foarte similară cu diagrama bloc a algoritmului pentru soluționarea problemei.

O descriere grafică a procesului poate fi, de asemenea, completată cu o descriere text a funcțiilor sale de subproces sub forma unui tabel care conține următoarele coloane: numele procesului, unitatea (proprietarul procesului), descrierea procesului, rezultatul executării procesului. Un exemplu de astfel de descriere este prezentat în Fig. 2. Dacă se preconizează o optimizare suplimentară a procesului de afaceri descris, atunci în tabel poate fi adăugată și o descriere a dificultăților sau dezavantajelor funcțiilor subprocesului care rulează în prezent.