Raport de cheltuieli: cum se completează un document

Orice document bazat pe primirea banilor necesită forma corectă. Dacă organizația a furnizat angajatului fonduri pentru orice nevoi, atunci este necesar să raporteze pentru ei completând un raport de cheltuieli.

Cine ar trebui să completeze raportul de cheltuieli

Directorul nu poate da bani unei organizații pentru niciun angajat, fără niciun motiv. Inițial, trebuie stabilită o listă de angajați care au dreptul de a primi bani în avans cu un raport ulterior. Pentru aceasta, este necesar să se întocmească și să se emită o comandă specială.

Dacă subordonatul are nevoie de fonduri pentru a desfășura orice activitate, el trebuie să furnizeze directorului o declarație de formă gratuită. Este necesar să se indice suma necesară și scopul pentru care se solicită banii. Dacă directorul este de acord cu declarația, atunci personal semnează declarația și indică cât permite să împrumute fonduri și cât timp.

Este important să se indice că numerarul poate fi emis numai unui angajat care a contabilizat deja toate sumele primite anterior.

Uneori, un angajat poate avea nevoie de o împuternicire, care trebuie emisă în numele organizației conform modelului stabilit M-2 sau nr. M-2a. Aceste formulare au fost aprobate în 1997 prin rezoluția Serviciului Federal de Statistică al Federației Ruse.

Pentru banii cheltuiți care au fost eliberați în departamentul de contabilitate al organizației, un angajat trebuie să raporteze. Există o anumită perioadă în care este necesar să completați și să depuneți un raport de cheltuieli. Este de 3 zile de la sfârșitul perioadei indicate de șeful organizației pe formularul de cerere.

Dacă angajaților i-au fost furnizate fonduri pentru nevoile de călătorie de afaceri, atunci ar trebui să raporteze pentru ei în următoarele 3 zile lucrătoare după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri.

Modul de confirmare a cheltuielilor pentru raportul de cheltuieli

Dacă angajatul a rămas cu bani, atunci nu îl va putea returna la casierie exact așa. În primul rând, trebuie să colectați toate documentele care confirmă faptul că banii au fost cheltuiți special pentru nevoile pentru care au fost furnizați. Poate fi cecuri de numerar și mărfuri, bilete, chitanțe, acte și alte forme de raportare strictă.

După primirea fiecărui astfel de document, este obligatoriu să verificați dacă data, suma și detaliile sunt lizibile.

Toate documentele către angajat vor trebui să fie date contabilității.

Ce se întâmplă dacă raportul de cheltuieli nu este completat corect

În cazul în care angajatul a executat incorect sau nu a furnizat raportul avans în termen de 3 zile, autoritatea de supraveghere va considera fondurile primite drept venituri, pentru care va fi necesară perceperea primei de asigurare și a impozitului pe venit personal. Dacă ulterior, angajatul furnizează toate documentele necesare și un raport, atunci contabilul va trebui să facă o recalculare.

Un angajat autorizat al organizației poate reține suma pentru care un raport nu a fost furnizat din salariul angajatului.

Reguli de bază pentru pregătirea raportului de cheltuieli

La baza furnizării raportului de cheltuieli se află următoarele reguli:

1. Raportul de cheltuieli trebuie să fie susținut de documente care confirmă sumele cheltuite.

2. Documentele trebuie depuse în cel mult 3 zile lucrătoare de la încheierea călătoriei de afaceri, perioada specificată de manager sau din momentul plecării la muncă după boală sau vacanță.

3. Un raport este întocmit într-o formă specială nr. AO-1. De asemenea, este permisă utilizarea formularului de raport de cheltuieli, care este aprobat de șeful organizației.

4. Numai managerul trebuie să fie responsabil pentru aprobarea raportului de cheltuieli.

5. Raportul de cheltuieli este completat de angajatul care a cheltuit banii. De asemenea, anumite informații trebuie introduse de către contabil.

În raportul de cheltuieli trebuie indicate următoarele date:

1. Informații despre compania care a emis banii angajaților.

2. Informații despre angajatul care a primit fonduri de la organizație.

3. Scopul pentru care este necesar să acordați bani unui angajat al companiei.

4. Suma.

5. Date despre toate cheltuielile cu confirmare.

6. Sold, dacă este cazul.

La sfârșit, sunt plasate semnăturile și angajații departamentului de contabilitate, care au emis bani și au primit restul.

Nu sunt necesare timbre în raportul de cheltuieli. Acest lucru se datorează faptului că documentul este intern. Și nu depășește organizația. În plus, din 2016, toate persoanele juridice, și nu doar antreprenorii individuali, au tot dreptul să nu își aprobe documentele cu ștampilele și sigiliile.

Raportul este completat într-o singură copie. Face parte din documentația originală și nu trebuie să greșească în designul acesteia. Dacă din anumite motive nu a fost posibil să se evite petele sau umplerea incorectă, atunci este mai bine să luați o formă nouă și să o completați într-un mod nou.