Cum se organizează documentele

Lucrări de hârtie - lucrează cu documente și documentație pentru asistență în managementul acestei organizații, guvernată de GOST R 51141-98 "Lucrări de hârtie și arhivare. Termeni și definiții." Organizarea lucrărilor de birou constă în organizarea înregistrării, stocării și utilizării documentelor interne, primitoare și interne în activitățile curente ale întreprinderii.

Manual de instrucțiuni

1

Atunci când organizați lucrări clericale, determinați dacă compania, organizația, unitățile sau sucursalele sale teritoriale au vreunul, luați în considerare acest fapt și luați în considerare un mecanism de interacțiune cu aceste unități. Sistemul clerical din ele trebuie să fie identic cu sediul central pentru a evita probleme în timpul înregistrării și a documentației.

2

Gândiți-vă care dintre formele de hârtie existente veți folosi: centralizate, mixte sau descentralizate. Alegerea lor determină structura întreprinderii (indiferent dacă are unități la distanță geografică) și echipamentul tehnic al serviciului de management de birou. Dacă acest serviciu este mic și nu este furnizat din punct de vedere tehnic, atunci o parte din funcțiile sale sunt transferate către unități. În acest caz, au loc documente mixte. În cazul în care acest serviciu este echipat cu tot personalul, hardware-ul și software-ul necesar, atunci această formă de înregistrare va fi centralizată.

3

În fiecare unitate structurală, selectați o unitate specială de personal care va efectua documente. Dacă acest lucru nu este posibil, atunci numiți un alt angajat care va combina îndeplinirea sarcinilor sale principale cu funcția de funcționar.

4

Determinați numărul și nomenclatura cazurilor, care vor include toate documentele de intrare, de ieșire și de intern. Dacă acestea sunt documente de la o organizație (părinte) superioară, acestea sunt transmise șefului spre examinare; documentele organizațiilor din subordine ar trebui prezentate spre examinare adjunctului șefului responsabil cu colaborarea cu acestea. În consecință, apelurile cetățenilor - deputatului căruia i se încredințează datoria de a colabora cu populația.

5

După identificarea cercului de corespondenți, creați un clasificator prin care puteți stabili imediat ce grup de corespondenți face parte din acest document. De exemplu, alocați codul 01 pentru autoritățile publice, codul 02 pentru scrisorile unei organizații superioare, codul 03 pentru furnizori, codul 04 pentru clienți etc. Acest lucru va ajuta la eficientizarea circulației documentelor în cadrul organizației.

6

Decideți în ce formă va fi efectuat fluxul de lucru - în revistă sau card. Ambele formulare sunt implementate în programe speciale de gestionare a documentelor electronice. Dacă încă nu puteți cumpăra un astfel de program, utilizați jurnale electronice de înregistrare a documentelor; acestea pot fi executate în Excel.